Membuat Sistem Kerja Autopilot

Membuat Sistem Kerja Autopilot

Membuat Sistem Kerja Autopilot

Hari ini kita akan membahas tentang system kerja di perusahaan. Ada perbedaan arti dari istilah ‘system’ dalam terminologi teknik, biology, dan management. Tetapi dalam pengelolaan perusahaan atau unit kerja, menggunakan sudut pandang management tentunya jauh lebih relevan. Komputer itu hanyalah salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi dan utilisasi system yang kita rancang. Dan sebagai alat, komputer bukanlah segalanya. Jadi, janganlah terlalu berkecil hati jika di perusahaan belum memiliki ‘system yang terkomputerisasi’. Dalam membuat sistem kerja autopilot Tentu bagus jika kita sanggup menyediakan ‘alat’ itu. Tetapi jikapun belum; kita masih bisa membangun ‘system’ yang handal di dalam unit kerja.

Membuat Sistem Kerja Autopilot

membuat sistem kerja autopilot

Kita harus sadar tentang pentingnya (1) pemahaman proses bisnis atau alur kerja yang berlaku di unit kerja  saat ini dan (2) menentukan alur kerja yang diperlukan. Dengan membandingkan temuan pada kedua langkah itu kita akan menemukan ‘gap’ atau selisihnya. Selisih itu bisa besar, bisa kecil bergantung kepada cakupan system yang sudah ada itu terhadap tuntutan kerja. Jika system itu benar-benar ‘belum ada’ berarti gapnya 100%. Bagi yang tertarik untuk belajar membuat sistem kerja autopilot di unit kerjanya masing-masing, mari kita memulainya dengan menerapkan 5 kemampuan Natural Intelligence berikut ini:

Membuat Sistem Kerja Autopilot

  1. Kumpulkan informasi yang diperlukan. Sangat penting untuk memperoleh informasi secara internal dalam unit kerja agar bisa memastikan system yang kita bangun nanti benar-benar sesuai dengan kebutuhan kerja. Namun, informasi eksternal pun tidak kalah pentingnya. Informasi eksternal dari unit kerja yang lain mungkin hanya digunakan untuk benchmark, tetapi pemahaman terhadap system yang berlaku di level korporasi sangat berarti untuk memastikan bahwa system yang dibuat sejalan dengan system yang lebih besar.
  2. Buatlah draft system kerja yang hendak diterapkan dalam membuat sistem kerja autopilot. Sebagai pinpinan kita tidak bisa menunggu orang lain membuatkan suatu system kerja yang dibutuhkan oleh unit kerja. Jadi, mulailah membuat draftnya dengan berbekal pemahaman terhadap proses bisnis, kebutuhan aktual dan informasi internal-external yang diperoleh. Mungkin tidak sempurna, namun itu merupakan langkah yang sangat menentukan apakah unit kerja tersebut akan memiliki system yang baik atau tidak. Jika kita diam saja, belum tentu seratus tahun lagi ada orang yang peduli. Jadi, buatlah draftnya sekarang juga untuk membuat sistem kerja autopilot.
  3. Diskusikan draft awal tersebut dengan orang-orang yang berkepentingan. Kita tentu mengharapkan agar semua orang dalam unit kerja akan bekerja sesuai dengan sistem kerja autopilot. Maka sangat penting bagi kita untuk mendengarkan pandangan mereka dalam membuat sistem kerja autopilot. Tidak semua anak buah harus diminta pendapatnya. Pilihlah mereka yang selalu kritis namun positif dan konstruktif. Mereka yang pasif, sinis, dan selalu bersikap negatif hanya akan menghambat pembuatan system ini. Selain bawahan, kita juga patut meminta pandangan dari atasan karena system Anda erat kaitannya dengan kinerja atasan. Rekan sejawat di unit kerja yang lain juga bisa diminta pendapatnya, terutama mereka yang mempunyai keterkaitan kinerja.
  4. Uji cobalah system baru ini dan revisi lagi sesuai hasil evaluasi. Uji coba memberi kita peluang untuk memeriksa kembali apakah system yang dibangun itu benar-benar handal atau tidak. Ini memperkecil resiko yang bisa ditimbulkan dari kesalahan yang mungkin terjadi. Jauh lebih baik melakukan revisi pada saat uji coba daripada membongkar ulang setelah system itu diterapkan secara keseluruhan. Pada tahap ini juga kita bisa menemukan hal-hal yang tidak dijelaskan didalam text book. Faktanya, perhitungan diatas kertas tidak selalu cocok dengan kenyataan di lapangan. Bergantung kompleksitas system yang ada, uji coba bisa dilakukan selama beberapa hari hingga beberapa bulan.
  5. Latihlah semua orang dalam unit kerja. Salah satu penyebab utama kegagalan penerapan system di banyak perusahaan adalah kurangnya keterampilan karyawan dalam menggunakannya. Tidak peduli sehebat dan sekeren apapun system yang dibangun, jika orang-orang dalam unit kerja tidak mengerti dan tidak terampil untuk menerapkannya; pasti akan menjadi sia-sia saja. Sudah banyak system yang terbengkalai, padahal dibuat dengan biaya yang sangat mahal. Janganlah ikut menambah jumlahnya dengan system baru yang tidak terpakai. Jadi, latihlah mereka sampai benar-benar terampil menjalankannya.
  6. Jika kita memiliki budget yang cukup untuk membuat otomasi system baru dengan seperangkat komputer, silakan dilakukan. Jika budget terbatas, maka bisa menggunakan program sederhana semisal microsoft excel atau microsoft access. Jika untuk itu pun belum memungkinkan, maka kita bisa menerapkan system baru secara manual saja. Ingatlah, bahwa ‘system kerja’ tersebut adalah nyawanya, sedangkan system komputer hanyalah alat penunjangnya. Memang bagus jika bisa memiliki keduanya. Tetapi jika harus memilih salah satunya; maka lupakanlah system komputer, dan berfokuslah kepada system kerjanya.

Membuat Sistem Kerja Autopilot

Video dibawah ini memberikan gambaran bagaimana membuat Sistem Kerja Autopilot, apa yang harus diketahui dan dilakukan ?

Bangung Kaki Meja

  1. Leader Creation (Marketing)
  2. Lead Convertion (Sales)
  3. Customer Fullfilment (Operation)
  4. Shareholder Fullfilment (Keuangan)

Bangun Tatakan Meja

  • Buat Team Leader
  • Buat Team Convertion
  • Capai Fullfilment

membuat sistem kerja autopilot